El informe de estado tiene mala fama porque casi todos los que circulan son malos: largos, tarde y escritos para cubrirse en vez de para informar. Uno bueno se escribe en 15 minutos y evita la mitad de las reuniones «para ver cómo vamos».
La estructura de una página
1. Semáforo global y una frase. Verde, ámbar o rojo, y por qué en una línea. Quien solo lea esto ya sabe lo esencial.
2. Hecho desde el último informe. Tres a cinco logros, en pasado y verificables. «Terminada la integración de pagos», no «avanzando en pagos».
3. Próximo periodo. Qué se entregará antes del siguiente informe. Es tu compromiso público de corto plazo.
4. Riesgos y bloqueos, con peticiones. La sección que justifica el informe. Cada bloqueo con nombre y petición concreta: «esperamos la aprobación de X desde el día 12; necesitamos respuesta esta semana».
5. Números clave. Avance contra plan, presupuesto consumido, y si usas valor ganado, CPI y SPI. Dos indicadores bien elegidos ganan a veinte.
Las reglas que lo mantienen honesto
El ámbar existe para usarse. El informe eternamente verde que un día amanece rojo destruye tu credibilidad. Ámbar temprano = gestor fiable.
Malas noticias, rápido y con plan. «Retraso de dos semanas por X; opciones: A o B; recomiendo A» es un informe excelente. El silencio es el único informe imperdonable.
Mismo día, mismo formato, siempre. La regularidad es la mitad del valor: cuando el informe del viernes no llega, el patrocinador rellena el hueco con su imaginación, y la imaginación de los patrocinadores es pesimista.
A quién y cómo
Según tu plan de comunicación: normalmente versión de una página al patrocinador y interesados clave, y algo más operativo al equipo. Por escrito y asíncrono; la reunión se reserva para decidir, no para leer en voz alta.